Laporan Koresponden/Wartawan Spirit
News di Jakarta
SPIRIT NEWS.Com.- Dalam rangka
peningkatan efisien dan efektivitas kerja aparatur di lingkungan instansi
penyelenggara pemerintahan, Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi (PAN-RB) pada tanggal 1 April 2015 telah menandatangani Peraturan
Menteri PAN-RB Nomor 6 Tahun 2015 tentang Pedoman Pembatasan Pertemuan/Rapat di
Luar Kantor.
Sementara melalui Permen
tersebut, Menteri PAN-RB meminta seluruh instansi pemerintah/pemerintah daerah
menyusun petunjuk teknis beserta Standar Operasional Prosedur (SOP) mengenai
tata kelola kegiatan dan tata cara pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan
pertemuan/rapat di luar kantor yang efektif dan efisien.
Sesuai dalam lampiran Permen ini disebutkan, pertemuan/rapat di
luar kantor dengan menggunakan fasilitas hotel/villa/cottage/ resort dan/atau
fasilitas ruang gedung lainnya yang bukan milik pemerintah dapat dilaksanakan
secara selektif apabila memenuhi kriteria:
1. Pertemuan yang memiliki urgensi tinggi terkait dengan
pembahasan materi bersifat strategis atau memerlukan koordinasi lintas
sektoral, memerlukan penyelesaian secara cepat, mendesak, dan terus-menerus (simultan),
sehingga memerlukan waktu penyelesaian di luar kantor;
2. Tidak tersedia ruang rapat kantor milik sendiri/ instansi
pemerintah di wilayah tersebut, sehingga memerlukan waktu penyelesaian di luar
kantor;
3. Lokasi tempat penyelenggaraan pertemuan sulit dijangkau oleh
peserta baik sarana transportasi maupun waktu perjalanan.
“Pertemuan sebagaimana dimaksud memenuhi salah satu unsur
peserta sekurang-kurangnya dihadiri oleh unsur Unit Kerja Eselon I lainnya
dan/atau Pemerintah Daerah maupun masyarakat,” bunyi Permen tersebut.
Dalam Permen itu juga ditegaskan, pelaksanaan kegiatan
pertemuan/rapat di luar kantor harus memiliki output/hasil yang jelas, yang
dibuktikan berupa: a. Transkrip hasil rapat; b. Notulensi rapat dan/atau
laporan; dan c. Daftar hadir peserta rapat.
“Dengan berlakunya peraturan ini (Peraturan Menteri PAN-RB Nomor
6 Tahun 2015), Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 11 Tahun 2014 tentang Pembatasan Kegiatan Pertemuan/Rapat
di luar kantor dinyatakan dicabut dan tidak berlaku,” bunyi Pasal 4 Permen
tersebut.
Permen tersebut berlaku sejak tanggal diundangkan, yaitu pada 1
April 2015, saat diundangkan oleh Menteri Hukum dan HAM Yasonna H. Laoly.
Selektif
Menteri PAN-RB Yuddy Chrinandi menjelaskan, Peraturan Menteri
PAN-RB Nomor 6 Tahun 2015 itu merupakan pedoman ini mengatur kriteria yang
bersifat umum dan merupakan acuan bagi seluruh instansi penyelenggara
pemerintahan.
“Rapat di luar kantor dapat dilaksanakan secara selektif dan
harus memenuhi berbagai kriteria. Selain itu, harus memenuhi ketentuan
akuntabilitas serta dimonitor dan diawasi,” ujar Yuddy dalam jumpa pers di
Jakarta, Rabu (01/03).
Kepada seluruh pimpinan instansi pemerintah baik pusat maupun
daerah, diminta menyusun petunjuk teknis beserta standar operasional prosedur
(SOP) mengenai tata kelola kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor serta
evaluasi pelaksanaannya yang efektif dan efisien.
Dijelaskan, peraturan ini mengatur semua kegiatan
pertemuan/rapat di luar kantor, baik yang dibiayai APBN maupun APBD. Kegiatan
ini terbagi dalam dua kelompok, yakni yang bersifat internasional yang
diselenggarakan di dalam negeri, dan yang non internasional.
Kegiatan itu meliputi konsinyering, focus
group discussion (FGD), pertemuan, rapat koordinasi, rapat pimpinan,
rapat kerja, rapat teknis, workshop, seminar, symposium, sosialisasi dan
bimbingan teknis. Adapun kelompok kedua meliputi penyelenggaraan sidang,
konvensi, konferensi internasional, workshop, seminar, symposium, sosialisasi,
bimbingan teknis sarasehan berskala internasional yang diselenggarakan di dalam
negeri.
Untuk rapat di luar kantor yang dibiayai APBN dapat dilaksanakan
secara selektif apabila memenuhi setidaknya beberapa kriteria. Pertama,
kegiatan dimaksud berskala internasional yang diselenggarakan di dalam negeri.
“Untuk pertemuan yang tidak berskala internasional, harus
memenuhi setidaknya satu kriteria sebagai berikut, yakni memiliki urgensi
tinggi terkait dengan pembahasan materi bersifat strategis atau memerlukan
koordinasi lintas sektoral, memerlukan penyelesaian secara cepat, mendesak, dan
terus menerus (simultan), sehingga memerlukan waktu penyelesaian di luar
kantor,” jelas Yuddy.
Selain itu, tidak tersedia ruang rapat kantor milik sendiri
/instansi pemerintah di wilayah tersebut, tidak tersedia sarana dan prasarana
yang memadai, lokasi tempat penyelenggaraan pertemuan sulit dijangkau oleh
peserta, baik transportasi maupun waktu perjalanan.
Lebih lanjut diungkapkan kalau untuk kegiatan non internasional
ini, sekurang-kurangnya harus dihadiri oleh unsur unit kerja eselon I lain atau
pemerintah daerah maupun masyarakat,” lanjut Yuddy.
Sementara pertemuan atau kegiatan yang wajib dihadiri unsur
eselon I lain, pemda atau masyarakat, kata Yuddy, harus dibuktikan dengan surat
pernyataan keterbatasan sarana dan prasarana untuk penlenggaraan rapat di luar
kantor, baik milik sendiri maupun maupun milik instansi pemerintah lain
dari penanggungjawab kegiatan.
Disampaikan semua kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor harus
memiliki output/hasil yang jelas. Hal itu dibuktikan dengan transkrip rapat,
notulensi rapat dan/atau laporan, serta daftar hadir peserta rapat, imbuhnya.
Ditambahkan bahwa untuk menunjang keberhasilan kegiatan
pertemuan/rapat di luar kantor, maka Sekjen, Sesmen, Sestama, Sekda diminta
menyusun petunjuk teknis beserta SOP mengenai tata kelola kegiatan pertemuan
rapat di luar kantor yang efektif dan efisien. Sedangkan unit pengawasan
internal masing-masing instansi diminta menyusun petunjuk teknis beserta SOP
mengenai tata cara pengawasan dan evaluasinya.=Andi Sahar= Sumber berita
Humas Menpan –RB=
